L’univers des CHR – Cafés, Hôtels, Restaurants – est dynamique, exigeant et très réglementé. Au-delà de l’accueil client et de la qualité des prestations, les établissements CHR doivent se conformer à des règles strictes en matière de gestion et de comptabilité. Ces obligations comptables sont fondamentales pour assurer la transparence financière, la pérennité de l’activité et la conformité avec l’administration fiscale.
Dans cet article, nous faisons le point sur les obligations comptables d’un établissement CHR, afin de vous aider à mieux comprendre les règles à respecter au quotidien.
Des obligations comptables communes à toutes les entreprises
Comme toute entreprise, un établissement CHR est tenu de respecter les règles de la comptabilité générale. Cela implique notamment :
- La tenue d’une comptabilité régulière et sincère
- L’enregistrement chronologique de toutes les opérations (ventes, achats, paiements…)
- L’établissement de documents comptables annuels : bilan, compte de résultat et annexes
- La conservation des justificatifs comptables pendant 10 ans
Selon le régime fiscal choisi (réel simplifié ou réel normal), ces obligations peuvent varier légèrement, mais la rigueur reste de mise. Une mauvaise tenue de comptabilité peut entraîner des sanctions fiscales, voire compromettre la gestion globale de l’établissement.
Les spécificités comptables du secteur CHR
Au-delà des règles générales, les établissements CHR sont soumis à des obligations comptables spécifiques liées à leur activité :
1. La gestion des recettes en espèces
Les règlements en espèces sont fréquents dans la restauration et les cafés. L’administration fiscale est donc particulièrement attentive à la traçabilité des encaissements. Il est obligatoire :
- D’enregistrer toutes les recettes via un logiciel de caisse certifié (NF 525)
- D’éditer des tickets de caisse à chaque transaction
- De centraliser quotidiennement les recettes dans un journal de caisse
2. La gestion des stocks et des achats
Un établissement CHR doit également suivre avec rigueur ses achats de marchandises (boissons, denrées alimentaires…) et sa gestion de stock. Cela permet non seulement d’assurer une bonne rentabilité, mais aussi de prévenir les pertes et les fraudes. En fin d’exercice, un inventaire valorisé est requis.
3. Les obligations de TVA
Selon l’activité exercée, plusieurs taux de TVA peuvent s’appliquer (5,5 %, 10 %, 20 %). Il est donc indispensable de bien ventiler la TVA selon la nature des ventes (alimentation sur place, à emporter, alcool…). L’établissement doit :
- Déclarer la TVA mensuellement ou trimestriellement
- Respecter les règles de facturation en cas de prestations supérieures à 25 € HT
4. Le suivi des pourboires
Depuis 2022, les pourboires versés par carte bancaire peuvent être exonérés de charges sociales. Toutefois, ils doivent être suivis comptablement de manière distincte et figurer sur les bulletins de paie. Leur traitement peut donc impacter la comptabilité de l’établissement.
L’intérêt d’un accompagnement professionnel
Face à la complexité des obligations comptables d’un établissement CHR, de nombreux dirigeants choisissent de se faire accompagner par un expert en gestion d’entreprise spécialisé dans le secteur CHR. Cet accompagnement permet de :
- Sécuriser les déclarations fiscales et sociales
- Mieux piloter la rentabilité de l’activité
- Gagner du temps sur les tâches administratives
- Prévenir les erreurs de gestion
Chez Experts-Gestion GCL, nous accompagnons au quotidien les professionnels de l’hôtellerie et de la restauration pour leur permettre de se concentrer sur leur cœur de métier, tout en garantissant la rigueur de leur gestion comptable.
FAQ : Les questions fréquentes sur les obligations comptables des établissements CHR
1. Est-il obligatoire d’avoir un logiciel de caisse certifié pour un établissement CHR ?
Oui, depuis 2018, les établissements qui encaissent des paiements en espèces doivent utiliser un logiciel de caisse certifié conforme à la loi anti-fraude à la TVA (norme NF 525).
2. Faut-il tenir une comptabilité même si l’on est au régime micro-entreprise ?
Les micro-entrepreneurs doivent tenir un registre simplifié de recettes, mais les établissements CHR dépassent souvent les seuils de chiffre d’affaires de ce régime. Dans ce cas, la comptabilité classique devient obligatoire.
3. Quelle est la fréquence des déclarations de TVA pour un restaurant ?
Cela dépend du régime fiscal de l’établissement. En régime réel normal, la déclaration est mensuelle. En régime simplifié, elle est annuelle avec des acomptes trimestriels.
4. Comment comptabiliser les repas du personnel ?
Les repas pris par les salariés doivent être valorisés et intégrés dans les charges sociales. Ils figurent également dans la comptabilité comme avantage en nature ou repas à tarif réduit.
5. Quels documents faut-il conserver et pendant combien de temps ?
Tous les documents comptables (factures, tickets de caisse, fiches de paie, journaux…) doivent être conservés pendant 10 ans. Cela s’applique également aux fichiers électroniques issus des logiciels de caisse.
